Die Aufbewahrung und damit Archivierung der Korrespondenz im Unternehmen ist nicht nur aus steuerlichen sondern auch aus handelsrechtlichen Gesichtspunkten vorgeschrieben. Ist aber die automatische Archivierung aller im Unternehmen anfallenden Daten die Lösung? Nicht, wenn der Unternehmer nicht auf das E-Mail-Verhalten seiner Mitarbeiter achtet, denn hier können unerkannte Probleme schlummern. Die Zeit, in der die Korrespondenz in Unternehmen immer auf Papier vorlag oder gar noch mit Durchschlagpapier die Kopien für das eigene Archiv hergestellt und dann in langen Ordnerreihen abgelegt wurden, sind in vielen Unternehmen zumindest teilweise vorbei. E-Mails und die Nutzung anderer elektronischer Kommunikationsmittel gehören nunmehr bereits seit Jahren zum Arbeitsalltag der Mitarbeiter. Dies hat auch der Gesetzgeber erkannt und mit Beginn des Jahres 2007 durch die Aufnahme der Worte „gleichviel welcher Form“ in das Handelsgesetzbuch (HGB) klargestellt, dass ein Handelsbrief nicht mehr nur ein Brief oder sein Durchschlag auf Papier ist, sondern jede menschenlesbare, schriftliche Form der Unternehmenskommunikation, soweit sie sich auf den Betrieb des Unternehmens bezieht. Dabei gilt nach dem HGB eine gesetzliche Vermutung, dass jede geschäftliche Tätigkeit eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter auch auf den Betrieb des Unternehmens bezogen ist. Diese Regelungen sind dabei die Grundlage für die im HGB geregelten Aufbewahrungspflichten für Handelsbriefe. Um diesen Aufbewahrungspflichten nachzukommen, sind viele Unternehmen im Bereich der elektronischen Archivierung dazu übergegangen, jedes elektronische Dokument in Archiven aufzubewahren. Im Bereich der E-Mail geschieht dies häufig – um den gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung (Compliant Archiving) zu genügen – durch Anfertigung einer elektronischen Archivkopie, oft bevor die E-Mail ihren Empfänger erreicht. Doch eines wird dabei fast immer vergessen, es werden nicht nur beruflich bedinge E-Mails von Mitarbeitern versandt: Zwar wird die Nutzung elektronischer Kommunikation oft durch die berufliche Tätigkeit des Mitarbeiters bedingt sein, aber auch die private [...]

Das Verhalten der Mitarbeiter in Bezug auf die E-Mail Nutzung ist in der Praxis dadurch geprägt, dass E-Mail Nutzung und Internetnutzung zum Arbeitsalltag der Mitarbeiter gehören, ja sogar der Arbeitsalltag ohne diese Medien nicht mehr vorstellbar ist. Dennoch zeigen nicht nur die regelmäßigen Virenwellen, dass das Mitarbeiterverhalten im Hinblick auf die Sicherheit des Unternehmens meist ungenügend ausgeprägt ist; so werden E-Mails auch zweifelhafter Herkunft einfach geöffnet oder Downloads aus dem Internet vorgenommen, ohne auf die Risiken zu achten. Auch stellt sich ein großes Problem, wenn ein Mitarbeiter aus einem Unternehmen ausscheidet, seine E-Mail Adresse vorher aber auch für private Zwecke verwendet hat. Das Unternehmen steckt dann in dem Spannungsfeld zwischen dem Postgeheimnis, das auf private E-Mails Anwendung findet und zunächst das Lesen solcher E-Mails durch das Unternehmen verbietet, und dem berechtigten Interesse des Unternehmens, die beruflichen E-Mails des Mitarbeiters zu empfangen, damit die beruflichen Kontakte und Projekte des ausscheidenden Mitarbeiters durch seinen Nachfolger oder Vorgesetzten weiterhin genutzt und gepflegt werden können. Denn häufig ist es – wird eine E-Mailadresse sowohl für private als auch berufliche Zwecke genutzt – kaum möglich, zwischen beiden Mailarten zu unterscheiden. Eine Möglichkeit ist, E-Mail und Internetnutzung zu untersagen oder stark einzuschränken; aber abgesehen davon, dass solche Regelungen ohne begleitende Maßnahmen kaum zu kontrollieren sind und auch den Arbeitsalltag möglicher Weise einschränken, ist durch solche Maßnahmen allein ein ausreichendes Schutzniveau kaum zu erreichen. Zweckmäßig ist es vielmehr organisatorische und technische Maßnahmen auf der Mitarbeiterebene zu kombinieren. Einerseits sollte eine betriebliche Regulierung der Nutzung von E-Mails, Internet und Programminstallation durch Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag erfolgen. Andererseits sind technische Maßnahmen wie Zugangskontrolle, Virenschutz, Firewalls, Downloadbeschränkungen sowie weitere technische Einrichtungen zu installieren und zu verwenden. Der Einsatz software-gestützter Lösungen bietet sich dabei insbesondere aus Kostengesichtspunkten [...]