Die Begriffsbestimmung von Standardsoftware – insbesondere in Abgrenzung zur Individualsoftware – muss sowohl den technischen wie auch den wirtschaftlichen Ansatz beachten. Der erste Ansatz für die Betriffsbestimmung von Standardsoftware ist der rein technische Ansatz:

Standardsoftware ist eine Software, die vom Nutzer selbst installiert und nur mit kleineren Einstellungen sofort verwendet werden kann.

Dieser Ansatz führt dazu, dass alle so genannten „Out of the Box“ Softwareprodukte zutreffend als Standardsoftware definiert werden können.

Eine andere Begriffsbestimmung von Standardsoftware erfasst als Grundlage auch weitere technisch-wirtschaftliche Aspekte. Hier steht dabei die Einteilung nach dem Adressaten- bzw. Anwenderkreis im Vordergrund, für den die entsprechende Software entwickelt wurde:

„Der Begriff Standardsoftware wird für solche Software verwendet, die für eine große Zahl von Anwendern entwickelt wurde. Die Vorteile von Standardsoftware sind vor allem der Bekanntheitsgrad und der Verbreitungsgrad (auch Einsatzhäufigkeit). Nicht zu vergessen ist die Kompetenz der Anwender und Entwickler, da sich viele Personen mit der Software auseinandersetzen. Weitere Vorteile sind Kostenersparnisse bei der Anschaffung, die Orientierung an „offenen Standards“, die schnellere Verfügbarkeit und die Unabhängigkeit von Individualprogrammierern.“

(Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Standardsoftware).

Einen ähnlichen Ansatz verfolgt auch die Definition in den EVB-IT Überlassung Typ A „Standardsoftware“:

„Software (Programme, Programm-Module, Tools, etc.) die für die Bedürfnisse einer Mehrzahl von Kunden am Markt und nicht speziell vom Auftragnehmer für den Auftraggeber entwickelt wurde, einschließlich der dazugehörenden Dokumentation“

Ein letzter möglicher Ansatz der Begriffsbestimmung ist, dass die mit der Standardsoftware abgebildeten technischen oder betriebswirtschaftlichen Vorgänge bei der Nutzung durch alle möglichen Nutzer unverändert eingesetzt werden können, also in der Software selbst keine Veränderungen vorgenommen werden müssen, um diese beim Nutzer einsetzen zu können.

Wichtige gemeinsame Grundlage aller dieser Begriffsbestimmungen ist dabei, dass der Softwarehersteller dem Erwerber bei Abschluss des Überlassungsvertrages eine bereits vorhandene Software überlassen kann und nicht erst auf Veranlassung des Nutzers eine Software herstellt.